7 jednoduchých tipů pro zvýšení pracovní produktivity

Produktivita přímo ovlivňuje pracovní úspěchy. Majitelé, manažeři nebo vedoucí firem chtějí co nejlépe využívat své zaměstnance. Když jsou kolem výkonnější spolupracovníci, dlouhodobý pracovní progres tak rychle viditelný nebude.

1. Příprava na následující den na konci pracovní doby

Prioritizace úkolů, které musí být dokončené jako první.

V situacích, ve kterých jste vyrušen nečekaným nebo nouzovým úkolem, je potřeba přesně vědět, čemu se blíží deadline. Plán na další den vám pomůže k organizaci a soustředění se. Jeho výhodou je, že ve vašem „ to do“ listu vidíte, co už máte za sebou. A úspěch přece motivuje k dalším krokům vpřed.

Jak vytvořit úspěšný „to do list“?

• místo, kde si úkoly uložíte – sešit, notebook, telefon
• hlavní seznam, menší seznamy – zaznamenejte všechno, co musíte dokončit
• specifikujte a dělte na menší kousky, jednoduchost musí být na prvním místě
• čas je důležitý, každé ráno tak budete mít představu o tom, co potřebujete k dosažení úspěchu v daný den
• zvažte seznam „když/ pak“ – ne všechny dny máte stejnou chuť a energii, proto zkuste popřemýšlet nad listem: „Když nemám dostatek energie, pak budu..“

Pokud něco pořád odkládáte, zkuste přijít na to, proč

• Je úkol příliš obsáhlě? Rozdělte si jej.
• Není pro vás důležitý? Zanalyzujte jeho hodnotu.
• Jednoduše se vám nechce? Překonejte se a další dny budou lehčí.

TOP 3 úkoly – vyberete je na základě otázek:

• Které úkoly nejvíc ovlivní můj den?
• Jaké úlohy musím vykonat dnes?
• Když dnes nic neudělám, splnění, kterého úkolu vás dovede k tomu, abyste se cítili lépe?
  
  
  

Výběr nejdůležitější priority

Zeptejte se sami sebe: Když dnes můžu udělat pro posun svého podnikání jen 1 věc, která by to měla být?

Upřímnou odpovědí se dopátráte k tomu, co je nejhlavnější pro váš další pracovní den. Magazín Forbes uvedl, že dle studie, ve které zkoumali produktivitu u 500 výkonných ředitelů, je člověk produktivní jenom 28 nepřerušovaných minut denně.

2. 5-10 minutová přestávka při mentálním vyčerpaní

Necítíte se ve své kůži? Přejdete se po chodbě nebo do nejbližší kavárny. Čerstvý vzduch a pohyb rozproudí krev a na chvíli si odpočinou také vaše oči. Velmi prospěšné je se na pár minut dívat oknem na zeleň. Pravidelné krátké přestávky mají pozitivní vliv na produktivitu.

Jak se vyhnout psychické únavě?

Stereotypy v životě, v rozumném množství, mají zázračný vliv. Nenutí nás rozhodovat se při každé banalitě a poskytnou víc energie na důležitější úkony během dne. Můžu to být drobnosti jako:

• stejná káva každý den
• pořadí úkonů po probuzení
• stejná večeře každou středu

Každodenní 20 minutové intenzivní cvičení prospívá:

• toku krve do mozku
• dobré náladě
• paměti
• kreativitě

3. Zredukovaný multitasking = zvýšená pracovní produktivita

I přesto, že je multitasking dnes velmi in, způsobuje víc škody než užitku. Je dokázáno, že lidé, kteří dělají dvě nebo více aktivit najednou, se rychleji rozptýlí. To se odráží na kvalitě jejich práce.

Multitasking nechejte za dveřmi

• práce pouze na 1 věci
• přítomnost a plné soustředění
• ukončení úkolu před započetím nového
• žádné rušivé faktory – otevřené dveře, upozornění, přicházející zprávy

4. Eliminace objektů, které mohou rozptylovat

Rušivým elementem se během dne snažte vyhnout. Samozřejmě, není to možné úplně pořád, ale jejich minimalizaci máte ve vlastních rukou.

Zkuste se stranit:

• kontrolování e-mailů a sociálních sítí
• telefonování
• rozhovory s kolegy
• meetingy, které se dají vyřešit e-mailem

5. Vlastní deadliny

Spoří čas a vedou k rychlejšímu a snadnějšímu plnění termínů.  Mají deadliny své vlastnosti?

• jsou realistické – musí obsahovat všechny kroky
• každý ukončený úkol si zaslouží odměnu
• nesplněný krok má své důsledky
  
  

Proč jsou deadliny důležité?

1. Nutí přemýšlet o tom, co všechno je potřeba na dosáhnutí cílů

• při stanovení termínu je potřeba přemýšlet nad všemi kroky, které vyžadují určitý čas
• konkrétní počet hodin motivuje k řešení jednotlivých kroků

2. Pomáhají určovat priority

• termíny odvádějí pozornost od toho, co práci dělá neefektivní

3. Tlačí k výsledku

6. Lehké obědy

Nejvhodnější jsou jídla plné bílkovin, vláknin a antioxidantů. Konzumujte ovoce a pijte hodně vody.

7. Čisté pracovní prostředí

V papírové spoušti na stole vám hledání konkrétního dokumentu anebo poznámek zabere zbytečný čas, který se dá investovat efektivněji. Pomohou vám i organizace a kategorizace elektronické pošty.

„Přeplněný stůl je znakem přeplněné mysli.“ 

Organizace pracovního stolu

• místo na případnou došlou poštu
• odpadkový koš v dosahu
• minimalizace přebytečných papírů a kancelářských pomůcek
• pravidelné uklízení
• skenovaní důležitých dokumentů (jejich tištěnou podobu můžete vyhodit)
• před odchodem všechno uložte na svoje místo
  
  

Jak zvýšit produktivitu vlastních zaměstnanců?

• flexibilnější pracovní doba
• vyzývání k pauzám – nejlepší nápady přicházejí často mimo pracovní dobu
• milióny e-mailů – pokud jde o něco neodkladného, je vhodné použít předmět „urgent“
• omezení neefektivních schůzek
• soulad kancelářského prostředí a firemní kultury
  
  

Zkuste se držet našich tipů a uvidíte, že výsledky v podobě zvýšené pracovní produktivity na sebe nenechají dlouho čekat.